Última actualización: mayo 13th, 2020 - 01:30 pm

Herramientas para el trabajo remoto en la contabilidad

Al momento de escribir este artículo, nos encontramos en pleno desarrollo de la pandemia COVID-19, que ha provocado decenas de miles de contagiados y también muertos a nivel mundial.

Mientras me encuentro escribiendo recluido en mi casa, las empresas han sido cerradas, las escuelas y universidades han suspendido clases, y un estado de excepción ha sido impuesto con la consecuente suspensión de algunas garantías constitucionales, entre ellas la de la libre movilidad por el territorio nacional.

Lo anterior todo, para evitar, la propagación del virus COVID-19; los estudios indican que limitar la movilidad de las personas minimiza los casos, así que el gobierno ha impuesto restricciones totales a la movilidad personal, esto evitará el colapso de los frágiles servicios de salud ante una posible rápida propagación del virus.

Imposibilitados para asistir a nuestros centros de trabajo y limitados por no poder acceder a nuestros archivos y recursos contables, se vuelve inminente la necesidad de incorporarnos al mundo del trabajo remoto o mas conocido como TELE TRABAJO, si acaso estás pensando en implementar esta modalidad de trabajo en tu oficina, ya sea por la reciente emergencia internacional o por que simplemente quieres evitar el tiempo que pasas en el tráfico cuando te diriges a tu trabajo, sigue leyendo a continuación.

Tipos de Herramientas para el trabajo remoto

Dividiremos las herramientas según tres áreas que debes cubrir, seas empleado o bien seas jefe, debes tomar en cuenta los siguientes campos de acción, a fin de que puedas tener éxito en la implementación del trabajo remoto en tu oficina o despacho contable.

Herramientas de control remoto

Las herramientas de control remoto son las que permiten conectarse desde cualquier parte del mundo por medio de internet a la computadora de tu oficina, si no lo sabías puedes instalar en tu equipo de casa o laptop personal un programa que te permite conectarte al servidor de tu oficina en forma remota tal y como si estuvieras enfrente del mismo.

A continuación te brindo 2 herramientas que puedes inicialmente usar en forma gratis para conectarte remotamente a tu oficina:

Teamviewer

El software Teamviewer es el primero en su clase, por su velocidad y facilidad de uso, además está instalado en casi cualquier equipo, lo que significa que es muy probable que ya lo tengas instalado en tu computadora y ni cuenta te hayas dado.

Para facilitar la lectura de este post, y puesto que trata sobre herramientas y programas, haremos un cuadro comparativo con las ventajas y desventajas de cada una de ellas.

VentajasDesventajas
Super RápidoSe bloquea con el tiempo
Trabajo en grupoTe pide comprar la licencia
Muchos ya lo tienen instalado
Puede usarse incluso sin instalar

Puedes bajar aqui teamviewer a continuación

https://www.teamviewer.com/

Anydesk

Muchos usuarios nos han reportado la pérdida del acceso al teamviewer, ya que cuando lo usas con frecuencia o te conectas a muchos equipos, inevitablemente te terminará pidiendo que compres la licencia.

Es por eso que hemos incluido en este listado a una herramienta que hasta el momento de escritura de este post, sigue siendo casi gratuita, y que puedes usar sin que te pida comprar la licencia.

VentajasDesventajas
Alternativa a Teamviewer No es tan fácil de instalar
Mejor gestión de Equipos remotosEs más desconocido
Uso de alias el chat no es funcional
Gratis sin limite de tiempo

Puedes bajarlo a continuación

https://anydesk.com/es

Herramientas de Comunicación

Si quieres lograr una buena implementación del trabajo remoto en tu oficina, no solo debes contar con herramientas para el control remoto de los equipos, sino también debes mantener una comunicación fluida con tu equipo de trabajo ya sea por teléfono o por videoconferencia.

A continuación te daré dos herramientas con las que puedes hacer llamadas telefónicas y videollamadas totalmente gratuita, y no, no se trata de wasap.

Zoom

Zoom logró lo que WhatsApp no ha podido, realizar una llamada o videollamada sin cortes y con total claridad de video y voz.

Me gusta mucho esta herramienta al punto que he pago la licencia mensual para poder grabar y enlazar los webinars que realizamos todos los miércoles a las 9:30 PM, puedes consultar y registrarte cuando el tema de nuestro próximo webinar aquí

VentajasDesventajas
mejor calidad de video Solo 40 minutos gratis
Audio sin cortes y claroHay que instalar para usarlo
Pueden estar hasta 100 en una misma conversacionno es web
Función compartir pantalla

Aqui puedes bajarlo

https://zoom.us/meeting

skype

Skype es un viejo conocido, pionero en las videollamadas y adquirido por Microsoft para sustituir el Windows Live messenger; asi es amigo milenial existió un cliente de mensajería llamado messenger anterior al Facebook Messenger que hoy usamos, para aquellos que usaron este legendario software les dejo una imagen para que hagan memoria

Antiguo Windows Live Messenger, Skype lo sustituyó como cliente de mensajería oficial para Microsoft

Skype no solo te permite realizar llamadas entre teléfonos móviles y computadores sino tambien que puedes llamar a un número fijo en casi cualquier parte del mundo, de hecho este es el único caso en el que debes pagar por usarlo, justo cuando llamas a un teléfono fijo.

VentajasDesventajas
Con el soporte y gtia de MicrosoftDebes pagar para hablar a telfono fijo
Buen audio El sistema es bastante pesado
Estable en la conexionConsume muchos recursos de máquina
Gratuito

Puedes bajarlo aqui

https://www.skype.com/es/

Herramientas para la medición de objetivos

Uno de los «peros» para implementar el trabajo remoto es el cumplimiento de objetivos, y en esto debo hacer una pausa para explicarte un par de metodologías que puedan ayudarte a trabajar por objetivos.

Metodología OKR

Plantearte objetivos Cuando trabajas en la oficina con tu jefe enfrente tal vez no tenga mucho sentido, pero cuando trabajar en casa con tantas distracciones a tu alrededor (Familia,Youtube, Netflix ) es importante que implementen metodologías como las de OKR.

Objective Key Result, en español se traduce como objetivos claves para obtener resultados, la descripción y enseñanza de esta metodología requiere un artículo aparte, puedes buscar más información en la web al respecto.

Los OKR básicamente te ayudan a determinar objetivos y al mismo tiempo establecer métricas que permitan medir lo avances, deben ser estructurados y jerárquicos, claros y concisos y deben servir para medir el avance una tarea en forma objetiva, sin prejuicios y sesgos.

Para cerrar este subtema citare un ejemplo de como se puede aplicar un OKR para medir los resultados en la contabilidad, ya que de nada sirve la teoría sino se puede llevar a la práctica.

Objetivo Cierre contable del fin de año
Equipo Auxiliar 1
Auxiliar 2
Sub-contador
Contador
Tareas clave Cuadro de Depreciación
Conciliación de Bancos
Conciliación de IVA
Gastos no deducibles
Cálculo de Impuesto ISR
MétricaNúmero de partidas
Número de meses conciliados

La idea detrás de los OKR es que asignes las tareas clave a los miembros del equipo y luego evalues sobre la base de una métrica objetiva de cantidad (Preferiblemente ) o de calidad.

Wrike

Wrike no usa la métrica OKR sino SCRUM, la cual es más adecuada para proyectos de desarrollo de software. pero que también puedes aplicar al ciclo contable administrativo.

VentajasDesventajas
Ideal para SCRUMNo está basado en OKR
Fácil de usar Mas enfocado a Informática
Permite pizarron de tareas
Permite descripcion detallada de objetivos

Aqui puedes descargarlo

https://www.wrike.com/es

Perdoo

Esta si es una metodología de trabajo OKR que puedes aplicar a la contabilidad por medio de una herramienta de software, Perdoo me ha llamado mucho la atención pues no solo es gratuita totalmente sino que también puedes agregar todos los miembros de tu equipo sin costo adicional

VentajasDesventajas
Cumple la metodología OKR
Objetivos Jerarquicos
Puedes agregar los usuarios sin costo
Establece métricas clave

Puedes bajarlo a continuación

Perdoo

Contaportable

Contaportable te permite trabajar de forma remota aunque no de la forma tradicional en que lo hacen todos los sistema nube.

Puesto que Contaportable, como su nombre lo indica funciona de forma PORTABLE, puedes copiar la carpeta de instalación con toda tu contabilidad, de una computadora a otra a través de una memoria USB o Pendrive o bien un disco duro externo.

Una vez en tu USB O PENDRIVE puedes llevar la contabilidad de tu empresas del trabajo a tu casa y viceversa, no existe restricción a que solo puedas usarlo en una sola PC, el sistema de licencias de Contaportable te permite usarlo sin restricción en cualquier computadora, es decir que no estas amarrado a una sola pc.

VentajasDesventajas
Es portableNo es nube
Puedes mover de computadora
El catálogo se puede importar desde excel
Facil de usar

Descarga a continuación Contaportable gratis

Conclusión

Espero que las herramientas aqui planteadas puedan ayudar a implementar el trabajo remoto en tu oficina, y hacerlo exitosamente, si lo haces bien y aplicas el uso los consejos y herramientas que aqui te comparto, confiamos en que podrás sacar a tiempo tu trabajo durante esta emergencia de COVID-19.

Hemos preparado un audiovisual en el cual te explicamos las herramientas que puedes usar y como implementarlas en tu trabajo, espero lo disfrutes

One comment

  1. Luis Hernández

    Muchas Gracias Ingeniero por tan valiosos aportes

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