Última actualización: febrero 25th, 2023 - 05:20 pm

Factura Electrónica desde cero hasta los detalles

En este webinar damos respuesta a las preguntas más comunes acerca de la factura electrónica y como influirá su funcionamiento en las empresas. ¿Qué pasará con los tickets? ¿Declaración de IVA sugerida como nueva forma de presentación? ¿Ya no más papelería impresa?. Todo esto y más lo solventamos en el siguiente webinar:

¿Que es la Factura Electrónica ?

La factura electrónica se emite y se recibe a través de un sistema informático, que se encarga de generar el documento electrónico y de enviarlo al destinatario correspondiente. El documento electrónico contiene toda la información necesaria para cumplir con las obligaciones tributarias, como el monto total de la factura, el impuesto correspondiente, la fecha de emisión, entre otros datos relevantes.

La factura electrónica es un documento tributario que tiene la misma validez jurídica que una factura física, pero con la particularidad de que se emite y se recibe de forma electrónica, lo que significa que no se necesita imprimir ni guardar en papel. En cambio, la factura electrónica se genera y se guarda en formato digital, lo que hace que su procesamiento y almacenamiento sea mucho más eficiente y sostenible.

Diferencia entre Factura Electrónica y Factura Física

La principal diferencia entre la factura electrónica y la factura física es que la primera cuenta con medidas de seguridad que garantizan la autenticidad e integridad del documento. Para ello, se utiliza una firma electrónica y un sello digital que son imposibles de falsificar, lo que hace que la factura electrónica sea mucho más segura que la factura física.

Otra diferencia importante es que la factura electrónica es mucho más eficiente y económica que la factura física, ya que no requiere del uso de papel ni de la impresión y almacenamiento físico del documento. Además, su procesamiento es mucho más rápido y eficiente, lo que se traduce en ahorros significativos en términos de tiempo y costos.

En resumen, la factura electrónica es un documento tributario que cuenta con las mismas características y validez jurídica que una factura física, pero con la particularidad de que se emite y se recibe de forma electrónica, lo que la hace más eficiente, sostenible y segura

Modalidades de Facturación Electrónica

El software de Contrportable tendrá modalidades en la nube y sin nube, y el usuario podrá decidir cuál usar. El proyecto ha avanzado bastante y pronto habrá más información importante, por lo que se recomienda estar atento a las redes sociales.

Se necesita invertir mucho para generar los DTE

Muchos clientes han preguntado si necesitan un servidor costoso para emitir DTE, pero en realidad solo necesitan una computadora normal, ya que el software firmador electrónico puede correr en cualquier sistema operativo Windows desde XP en adelante.

El firmador electrónico requiere una máquina un poco más potente, pero puede estar dentro del rango de las máquinas comúnmente adquiridas. También hay alternativas de contratar un servicio en la nube y pagar mensualmente por el firmador y la plataforma, por lo que se recomienda hacer los cálculos correspondientes.

Firmador en la Nube

La emisión de facturas electrónicas puede hacerse también en la nube de hecho muchos proveedores de software están vendiendo soluciones de este tipo.

Si tu necesitas una solución en la nube te recomiendo que puedas hacer el cálculo para determinar cuál es la opción más económica y conveniente al utilizar una plataforma para la emisión de facturas electrónicas, ya sea contratar un servicio en la nube, desarrollar su propia plataforma o utilizar una alternativa intermedia como Contaportable Software.

Componentes de la Facturas Electrónica

El proceso de emisión de facturas electrónicas involucra tres componentes:

  • El facturador,
  • El firmador y
  • El servidor de Hacienda que sella la factura.

El firmador y el facturador son responsabilidad del usuario, mientras que el servidor de Hacienda es proporcionado por la administración tributaria. Además, el autor explica que existe una opción para enviar un lote de facturas en lugar de emitirlas individualmente, lo que puede ser más conveniente para los usuarios que emiten múltiples facturas en un día

Factura Electrónica donde no hay Internet

La factura electrónica a través de un proceso de contingencia se ha pensado para aquellos casos en los que no hay internet en la empresa, la plataforma de Hacienda se cae o los contribuyentes no tienen la tecnología necesaria para poder tener sus sistemas en línea.

Este proceso puede ser fácilmente aprovechado por cualquier contribuyente que no cuente con la tecnología necesaria, por ejemplo, un pequeño negocio que necesita emitir facturas y no tiene acceso a internet en ese momento. En este caso, alguien podría emitir las facturas offline y luego solicitar que las firmen en Hacienda o firmar sus documentos y luego enviarlos a Hacienda para que los selle. Lo anterior es legal y esta contemplado en el artículo 119 del código tributario.

¿Es cara la factura electrónica ?

Aunque algunas personas piensan que los software para facturación electrónica son caros, esto no es necesariamente cierto. Emitir una factura física también tiene un costo que muchas veces no se tiene en cuenta, como el papel, la tinta y el talonario, que puede ser bastante costoso. Además, la entrega de la factura física puede ser muy costosa y tardada. La facturación electrónica no debería costar más que esto, y de hecho, sería más barata ya que no se tendría que pagar a una imprenta y se podría enviar directamente a través de la plataforma de Hacienda, sin tener que hacer entregas costosas.

¿Puedo desarrollar mi propio sistema de facturación electrónica ?

En cuanto a comprar un sistema de facturación propio, sí es posible, hacienda proporciona los documentos técnicos y un firmador para tal fin. También ya existen muchos software que se pueden comprar o alquilar en línea.

La ventaja de contar con un sistema propio de facturación electrónica es que ofrecen beneficios como la automatización de procesos contables, el seguimiento de cuentas por cobrar y la contabilización del IVA, lo que puede ser mucho más eficiente que hacer todo manualmente. En resumen, la facturación electrónica puede ser más económica y eficiente que la facturación física, y existen soluciones disponibles para todo tipo de contribuyentes.

Los tickets seguirán existiendo, si habrá una declaración sugerida de IVA y qué sucederá con otros sistemas contables.

¿Es necesario imprimir la Factura Electrónica?

En cuanto a la impresión de la factura electrónica, no es obligatorio imprimirlo para Hacienda, muchos contadores seguirán haciéndolo por razones de registro contable y auditoría. Sin embargo, en el futuro la factura electrónica adjuntada en formato PDF será suficiente para estos fines.

¿Que pasará con los tickets ?

Los tickets seguirán siendo una forma rápida de facturación, con la implementación de la factura electrónica ya no es necesario imprimirlos. se espera que algunos establecimientos, como supermercados y farmacias, sigan emitiéndolos por razones de logística y comodidad.

¿Declaración sugerida de IVA?

En cuanto a la declaración sugerida de IVA, esto solo será posible cuando todos los documentos sean electrónicos. Mientras tanto, los contadores seguirán teniendo un papel importante en la elaboración de las declaraciones.

¿Hacienda me proporcionará otros sistema como sistema de inventario cuentas pro cobrar etc.?

Finalmente, se aborda la cuestión de otros sistemas contables, como cuentas por cobrar y pagar. Se explica que el uso del sistema de Hacienda solo será para emitir la factura y que los contribuyentes deberán procesar la información en sus propios sistemas contables. Se sugiere la posibilidad de contratar un servicio de alquiler de software en la nube o adquirir un software propio para procesar la información.

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