Publicado el

Bases de Datos para Contadores

¡Comparte esta información con tus amigos!

Cuando trabajas con sistemas de contabilidad, facturación y otros similares, en realidad estás trabajando con bases de datos, solo que no te das cuenta, ya que toda la lógica del tratamiento de los datos, la realiza el sistema.

Es importante que como contador conozcas los aspectos básicos del manejo de bases de datos, esto te ayudará a poder trabajar de manera eficiente y a sacar el mayor provecho de la información que almacenas en computadora.

Si eres contador o trabajas en el área y todavía no conoces como funciona una base de datos, te invito a que sigas leyendo

Diferencias entre bases de datos y hojas de cálculo

Como contador trabajas todos los días con hojas de cálculo, las bases de datos no son muy diferentes, salvo que tienen ciertas características que les otorgan mayor precisión y velocidad a la hora de manejar grandes cantidades de datos.

Se puede pensar en las bases de datos como una hoja de datos con poderes especiales; al igual que ellas la información se organiza en filas y columnas y se almacenar en unidades de información llamadas tablas, un conjunto de tablas es una base de datos.

Cuadro comparativo

HOJAS DE CÁLCULOBASES DE DATOS
Son más lentasUsan índices para mayor rapidez
Información desorganizadaEstructura interna bien definida
Archivos individualesSe guarda todo en un solo Archivo
Análisis Visual Se puede consultar la información con
lenguajes de consulta (SQL)

TIPOS DE BASES DE DATOS

Los tipos más comunes de bases de datos son :

  • Relacionales
  • Jerárquicos
  • Objetos
  • Multidimensionales

No entraré en detalles de lo que son cada uno de estos tipos de bases de datos, puedes buscar en internet valiosa información.

Como contador y por la naturaleza de cómo funcionan los registros contables, las bases de datos relacionales son las más usadas hoy en día por lo que enfocaré mis esfuerzos en este tipo de base de datos.


Recuerda que tenemos software contable que puedes usar gratis.


Bases de datos Relacionales

Como su nombre lo indica estas funcionan formando relaciones, con solo decir esto no es suficiente para entenderlo así que intentaré explicarlo con un ejemplo.

Ejemplo de aplicación de una base de datos relacional

Figúrate que queremos hacer un sistema contable, necesitamos un catálogo de cuentas para poder hacer partidas, lo correcto seria crear una tabla como la siguiente

códigonombre
1 Activo
11Circulante
1101Efectivo

Luego si por ejemplo surge la necesidad de registrar un asiento contable, por la compras de materiales caemos en cuenta que además de la columna de código y nombre necesitamos un par de columnas más, quedando la tabla anterior como sigue:

códigonombrefechadescripcióndebehaber
1 Activo 01/01/2018
11Circulante01/01/2018
1101Efectivo01/01/2018compra materiales100
41101Materiales 01/01/2018compra de materiales100

Hemos añadido las columnas fecha descripción debe y haber , es lo mínimo para poder registrar un asiento contable.

Si trabajamos en esta tabla todos los asientos contables, pronto te darás cuenta que con el tiempo existirá mucha información duplicada, por ejemplo que pasa si queremos añadir un nuevo asiento contable por el pago de mano de obra

códigonombrefechadescripcióndebehaber
1 Activo 01/01/2018
11Circulante01/01/2018
1101Efectivo01/01/2018compra materiales100
41101Materiales 01/01/2018compra de materiales100
1101Efectivo02/01/2018pago de mano de obra 50
41102Mano de Obra02/01/2018pago de mano de obra50

las filas marcada en rojo ahora se han duplicado, ¿como resolver este problema ?

Relacionando tablas

La solución consiste en separar la información en dos tablas, una para el catálogo y otra para los asientos contables, de este modo la información se mantiene consistente evitando la redundancia.

Tabla para el catálogo :

códigonombre
1 Activo
11Circulante
1101Efectivo
41101materiales
41102mano de obra

Tabla para los movimientos:

códigofechadescripcióndebehaber
110101/01/2018compra de materiales$100
4110101/01/2018compra de materiales$100
110101/01/2018mano de obra $50
4110201/01/2018mano de obra$50

Hemos separado la información en dos tablas y las hemos relacionado a través de la columna código, esto significa que para poder agregar un asiento contable necesariamente debe existir un código de contabilidad en la tabla del catálogo.

«A partir de este momento ambas tablas están relacionadas en la base de datos».

Con este pequeño ejemplo espero haber sido lo más claro posible en cuanto a cómo funcionan las bases de datos relacionales, por favor si tenes alguna duda dejamelo saber en los comentarios, con mucho gusto te ayudaré.

Creando bases de datos con Microsoft Access

Si usas Microsoft Office, es casi seguro que tienes instalado un gestor de base de datos, todos los paquetes de ofimática cuentan con uno, en el caso de Microsoft se trata de Access, este viene en las versiones mas completas del office por lo que es posible que algunos no lo tengan.

Hemos grabado un webinar (video) en el cual realizamos un ejemplo práctico, usamos para ello una base de datos completa realizada en access. Puedes bajarla a continuación

https://92858c30-a-62cb3a1a-s-sites.googlegroups.com/site/escritoriodetecnologia/base-de-datos-access-2007/ejemploBD.accdb

Esta base de datos es muy interesante pues se ha trabajado incluso con formularios informes y consultas, estas carácteristicas del access te permite crear un sistema casi completo.

Esta base de datos es elaborada por el sitio web «escritorio de tecnología» por lo que si la usas para algún ejemplo te recomiendo reconozcas el trabajo.

A continuación te dejo el video del webinar grabado

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *