Sistematizar el inventario de tu empresa en 3 simples pasos.

Sucede que adquieres un nuevo cliente que se dedica a la compra y ventas de bienes comerciales, le haces una oferta de servicios que incluye los servicios de contabilidad y presentación de impuestos, pero ¡oh sorpresa! el primer día en que te presentas para recoger los documentos y así poder procesar la contabilidad junto con el pago de los impuestos, tu cliente te pregunta por el inventario de productos. Por un olvido no lo incluiste dentro de la oferta de servicios y ahora tu cliente asume que tú serás el encargado de arreglar el inventario. ¿Que hacer ?

Tranquilo a continuación te explico como sistematizar el inventario de tu empresa en 3 simples pasos y como siempre con una herramienta gratuita, utilizando el software Contaportable inventario, que no por ser gratuito significa que sea ineficiente, al contrario en Contaportable Inventario puedes llevar un inventario en forma de una empresa mediana, pequeña o micro.

1)Levantar el Inventario Inicial 

Lo primero es levantar el inventario inicial, debes pedir a tu cliente que levante o te entregue el inventario inicial de productos, tu cliente deberá contar con uno, si no lo tuviere deberá tener por lo menos un listado de productos; usa ese listado como base para el conteo de los productos, dependiendo de lo ordenado que el cliente lleve e inventario, el conteo puede ser de dos formas:

Periódico

Es el que se realiza dentro de unos periodos definidos, y se práctica teniendo en cuenta un día, una semana, un mes o un año, por ley en la mayoría de los paises debe practicarse por lo menos una vez al año.

Permanente

Permanente significa que el inventario actualizará las existencias, con cada entrada y cada salida que se produzca. Por su naturaleza este tipo de inventario solo podrá llevarse por medio de algún soporte informático, como el software gratuito Contaportable Inventario.

Los anteriores son las definiciones tradicionales de conteo pero iendo un poco mas allá me gustaría compartirte algunos consejos que en mi experiencia práctica he encontrado útiles con respecto al método de conteo en los inventarios:

1)Usa siempre ambos métodos

Por mucho que cuentes con un programa de inventario siempre necesitas realizar algún conteo físico de los productos con regularidad, sobre todo cuando se trata de artículos que son numerosos, por ejemplo alguna vez me toco llevar inventario de una ferretería, productos como clavos, tornillos, arandelas son difíciles de contar en unidad, y facilmente caen en discrepancia con los sistemas de conteo permanente por su reducido tamaño.

Para productos como los clavos tornillos arandelas y otros insumos pequeños y numerosos la recomendación es usar algún tipo de conteo periódico, sin omitir llevar el control permanente. Lo que puedes hacer es realizar conteos periódicos mensuales o semanales para asegurarte que las existencias se mantengan en los niveles necesarios.

2)Usa el método de conteo por agotabilidad

A que me refiero con agotabilidad, existen productos que por su naturaleza son difíciles de contar, periódicamente y por su forma de vender no es sencillo mantener el conteo permanente actualizado correctamente. Tuve la oportunidad de trabajar para una empresa de químicos industriales. lo que sucedía con esta empresa es que no había forma de poder contar los toneles de las sustancias pues son opacos, y se venden a trasiego conforme los clientes solicitan el producto.

En el caso del inventario de una empresa de químicos, lo que hacíamos para poder establecer la disponibilidad correcta era esperar a que se vaciarán los toneles, para que en ese momento pudiésemos actualizar el soporte informático del inventario, si se encontraba una diferencia se procedía a realizar un ajuste.

Contando los productos

Para contar los productos te recomiendo hacerlo solo cuando ya cuentes con un listado de los artículos, es común cometer el error de empezar a contar las existencias sin tener un listado definido, el contador o la persona a cargo de levantar el inventario físico empieza a anotar las cantidades anotando los nombres de lo que el cree son los productos que conoce, si la persona que cuenta no conocer los productos podrían haber errores; es más si existen varias personas contando, diferentes individuos pueden identificar de forma diferente un mismo producto, llevando a errores no intencionales que luego resultarán difíciles de enmendar.

A continuación te comparto nuestra plantilla que sirve para el levantamiento del inventario en Contaportable

2)Clasificar y ordenar el inventario

Una vez contado, debemos clasificar y ordenar el inventario, esta parte es muy importante que sea realizada por el dueño de la empresa, en el caso que se trate de un pequeño negocio, si fuese una empresa un poco mas grande, entonces puedes apoyarte con vendedores o con el departamento de compra, cualquiera sirve pero lo importante es que cualquiera sea la persona que te ayude a clasificar, debe conocer muy bien los productos y la organización del inventario.

La clasificación consiste en que si tu tienes dos o tres artículos parecidos debes agruparlos dentro de la misma familia. tuve oportunidad de ayudar a montar un sistema de inventario para una venta de vehículos , una vez terminamos el conteo nos topamos que el inventario tenia mas de 5 mil artículos, para clasificarlo fue necesario establecer la política de que todos los repuestos y partes de vehículos se agruparían de la siguiente forma:

  • Año del Vehículo
  • Marca
  • Modelo

De no clasificar el inventario en una venta de repuestos, te toparás con la siguiente situación:

  • Levantas un inventario de 5 mil artículos de partes y repuestos de vehículos
  • Los ordenas por marca de vehículo de modo que los marca Toyota quedan primero y los marca Volkswagen por último, pues los ordenaste en orden alfabético en forma descendente
  • Tu inventario esta ordenado y listo para usarse, pero que pasa cuando un par de semanas después entra nueva mercadería y no existe el producto que deseas ingresar, por que es un nuevo modelo de la marca toyota, tienes que ingresarlo, pero para hacerlo deberás crearlo justo después del último que es marca Volkswagen.
  • El inventario se empieza a desordenar y con el tiempo se vuelve imposible de mantener.

Lo anterior es producto de una mala planificación del inventario, antes de empezar a clasificar tomate un tiempo para poder pensar larga y tendidamente cual es la mejor estrategia de organización.

Si utilizamos el ejemplo anterior de clasificación por Año Marca y Modelo, un inventario bien planificado podría verse así:

  • 2022
    • TOYOTA
    • HYUNDAI
    • NISSAN
    • Volkswagen
  • 2021
    • HYUNDAI
    • NISSAN
    • Volkswagen
  • 2020
    • BMW
    • HYUNDAI
    • Volkswagen
  • 2019
    • MERCEDEZ BENZ
  • 2018
    • CITROEN
  • 2017
    • TOYOTA
    • HYUNDAI
    • NISSAN
    • Volkswagen

Si clasificas como en el ejemplo anterior no importa que entren mas articulos de diferentes marcas el inventario siempre estará ordenado.

A continuacion de dejamos un video de como se hace:

3)Sistematizar el inventario

Puedes usar excel como herramienta para sistematizar tu inventario, de hecho es lo mas común, en pleno siglo XXI dudo mucho que alguien lleve el inventario a la vieja usanza, en fichas de cartón o libros empastados y haciendo anotaciones a mano.

Excel funcionara bien mientras el inventario se mantenga en un nivel bajo de movimientos y productos, pero en cuanto este empiece a crecer se presentarán fallas en las formulas, o errores de «dedo» al ingresar las entradas y salidas por lo que tarde o temprano tendrás que hacer uso de algún software.

Contaportable Inventario

Si bien Contaportable es un software para contabilidad, no lo es exclusivamente para ello, existen versiones para planilla, controles de renta, informes de hacienda y otros módulos que puedes usar gratuitamente, de los cuales el inventario es uno de los mas solicitados.

Cargar el inventario desde excel

Algo verdaderamente tedioso de cualquier sistema de inventario es que una vez que te has pasado días contando clasificando y ordenándolo, ahora debes pasar otro buen rato escribiendo los productos en el nuevo sistema de inventario. Contaportable está hecho para trabajar de la mano con excel, NO PARA SER UN SUSTITUTO DE EXCEL, SINO PARA TRABAJAR DE LA MANO; esto es así por que sabemos que no hay mejor herramienta para un contador que su excel de «toda la vida». si quieres conocer mas de excel te invitamos a que consultes nuestra sección de cursos y tutoriales de excel dando click al botón siguiente

click aqui para ver tutoriales en excel

Para cargar el inventario desde excel a contaportable sin digitar uno a uno los productos se usa una plantilla, debes usar nuestra plantilla contaportable, solo podrás descargarla de nuestra sección de membresía, que tiene un costo de 35 dls al año, también puedes acceder a la membresía si compras cualquier de nuestras versiones de pago contaportable, de cualquier forma puedes registrarte y solicitar 15 dias de acceso sin costo, con lo cual es mas que suficiente para entrar y descargar la plantilla.

A continuacion te dejamos un video donde mostramos como se realiza en nuestro software de inventario:

Deja una respuesta
Meme del Mes
Meme del Mes
0

Tu carrito