Qué es la Factura Electrónica y cómo usarla para contabilizar

Qué es la factura electrónica

Es un documento digital que sustituye a la factura física (en papel), este documento adquiere validez legal gracias a la firma electrónica. En este artículo explicaremos qué es la firma digital como funciona y en que estado se encuentra en los diferentes paises de latinoamerica.

La firma digital

La firma digital es la que da cuerpo legal a la factura electrónica, por lo que explicaremos en detalle cómo es que funciona este mecanismo y que se necesita para poder firmar documentos electrónicamente. En primer lugar debes entender que la firma digital no es diferente a la firma analogica, basicamente es una especia de clave como la que usas para entrar a tu correo electrónico o facebook pero que está garantizada por una tercera institución, esta tercera institución es un emisor de firmas electrónicas.

El Hash

Imagina que quieres enviar un documento de word que contiene un mensaje específico que necesitas entregar a un destinatario, ese mensaje es muy importante y quieres asegurarte que el mensaje llegue a su destino sin ninguna modificación, ya que alguien podría tomar ese archivo de word y modificarlo, debería existir una forma para encriptarlo y asi garantizar que no ha sido alterado.

El Hash genera una clave encriptada que representa el contenido de este documento, existen muchas tipos de HASH (Longitud fija, longitud variable, 128 bits , 256 bits etc. ) pero para dar un ejemplo usare un generador de Hash en línea y te mostraré las salidas de acuerdo a diferentes textos que se le introducen.

Palabra	Hash
Contaportable	516ee36bb69090bb36bf57c3e7b31446
Contabilidad	2f3bad3918d1ef9c0993e0123bff5649
IVA	482cc7a0aa3a38d9b65db974eb27bb5d

Si alguien altera el contenido de ese archivo, rápidamente podrías identificarlo simplemente comparando los hash, si estos no coinciden, se puede decir que el documento ha sido alterado.

¿Como se ve una factura electrónica ?

En la práctica cualquier archivo puede ser una factura electrónica, pero para efectos de mantener un estándar legible por cualquier sistema informático en la mayoría de países se ha usado el lenguaje XML, no perderemos tiempo explicando el XML, estaría fuera del alcance de este artículo, sin embargo puedes encontrar más información aqui: http://www.tiservicios.net/2020/08/05/foxpro-y-el-dom-xml/ , te servirá si eres programador.

Algunos beneficios de la Factura Electrónica

Ahorro en papelería

Uno de las ventajas mas sensibles que el contribuyente experimentará con la emisión digital de Factura Electrónica es el ahorro en papelería ya que no se necesita emitirla en físico, esto puede traducirse en grandes beneficios ecológicos.

Disponibilidad inmediata

Otro de los beneficios, es la disponibilidad inmediata de la factura, y es que una vez emitida esta disponible para ser enviada por medios electrónicos, evitando así el tiempo de espera que conlleva el envío por otros canales físicos. Como por correo tradicional por ejemplo.

Seguridad

Aunque pueda parecer lo contrario, la seguridad es otro beneficio, la factura cuenta con una firma digital emitida por un emisor de certificados digital, la factura es en la práctica completamente segura, y no se puede falsificar.

Un emisor de certificado digital es una entidad independiente que certifica que un documento electrónico es fidedigno, y que su contenido es inalterable, de forma similar a como funcionan las monedas electrónicas como el bitcoin ethereum y otras.

Existen emisores de certificados digital privados y públicos, en este último caso puede ser el mismo gobierno el que se convierta en proveedores de certificados digitales, sobre todo cuando se trata de la factura electrónica, casi siempre la administración tributaria es la encargada de hacerlo.

Declaración de impuestos

Facilita el proceso de la declaración del impuesto al valor agregado (IVA). En muchos países donde se implementado la facturación electrónica, el contribuyente lleva y declara sus libros de IVA automáticamente por medio de un software especial para ello. También la administración tributaria puede proveer software de uso gratuito para poder hacerlo.

Factura Electrónica en El Salvador para el próximo año

Esta mañana el Ministro de Hacienda de El Salvador, Nelson Fuentes, ha dicho en entrevista para el canal diez de televisión, que la prueba piloto se iniciará el próximo mes de agosto, al respecto esto es lo que expresó:

Sobre facturación electrónica, vamos a iniciar la prueba piloto en el mes de Agosto, ya estamos trabajando con 5 empresas, para que esto arranque al menos en prueba piloto» Ministro Fuentes en @ESAhora_TVes

— Ministerio de Hacienda (@Hacienda_SV) 25 de junio de 2018

Una vez realizada la prueba piloto y el montaje de los servidores para la emisión de la autorización, el proceso de adopción de la factura electrónica se podría empezar a implantarse paulatinamente a partir del próximo año.

Nelson Fuentes @Hacienda_SV: En agosto inicia una prueba piloto para emitir facturas electrónicas. Esto se implementará a partir del próximo año de manera paulatina.

— ES Ahora (@ESAhora_Tves) 25 de junio de 2018

No se sabe mucho, acerca de como se llevará cabo este proceso, pero por la manera de funcionar en otros países, se intuye que con la entrada en vigencia de la Factura Electrónica en El Salvador, el Ministerio de Hacienda emitirá una autorización digital por cada factura o crédito fiscal que los contribuyentes emitan en sus transacciones diarias de compra y venta; esta autorización se dará en tiempo real, es decir en el momento que se realice la transacción (compra o venta), con lo cual la dirección general de impuestos internos, tendrá supervisión total sobre las ventas y el contenido de las facturas por artículos y servicios, por lo menos en aquellas empresas que estén obligadas a llevar dicha factura.

Actualización Julio 2019:  

Este 2 de Julio de 2019 el Ministro de Hacienda nuevamente expresó que solicitará un refuerzo presupuestario para poder empezar con el proyecto de la factura electrónica en  El Salvador, actualmente hay una decena de empresas que implementan esta factura a manera de plan piloto.

Se espera que en los próximos meses  la factura electrónica sea una realidad, siempre y cuando se junten los votos necesarios en la Asamblea Legislativa para aprobar los 1.5 millones que se necesitan.

«La facturación electrónica es una deuda pendiente que ya se está trabajando, pero hay que incorporarlo en el Presupuesto, para ello le solicitamos a la @AsambleaSV $1.5 millones para iniciar el proceso» Ministro @Nelfuent en @Frentea_Frente pic.twitter.com/sz3f74ru2E

— Ministerio de Hacienda (@Hacienda_SV) July 2, 2019

Estamos modernizando la administración tributaria, con la Factura Electrónica tendremos muchos beneficios, conócelos aquí pic.twitter.com/QhBpCSYBUG

— Ministerio de Hacienda (@Hacienda_SV) July 3, 2019

Articulo Original 

Esta mañana el Ministro de Hacienda de El Salvador dejo ver que el proceso de Factura Electrónica en El Salvador avanza; La Factura Electrónica se ha venido implementando a lo largo de muchos países en Latinoamérica; México, Chile y Brasil son países líderes no solo en nuestro continente, sino en el mundo, En estos países la emisión de factura electrónica o digital es de carácter obligatorio. En la región centroamericana Guatemala implementó la factura electrónica desde el año 2007.

El proceso de implantación de Factura Electrónica en El Salvador ha ha sido estudiado a lo largo de los últimos años, y por fin parece tener una fecha de inicio, según lo expresado por el ministro de Hacienda, en recientes declaraciones.

Características de la factura electrónica

Los contribuyentes que estén obligados a llevar Factura Electrónica en El Salvador, informarán a la Hacienda Pública, en todo momento sobre las transacciones de ventas que realicen.

Si el proceso es como funciona en otros países, la Factura Electrónica en El Salvador,  podrá ser enviada por correo electrónico u otros medios digitales sin necesidad de imprimirse físicamente.

Esto tiene una importancia relativa para aquellas imprentas que emiten documentos legales de facturación, en el entendido que cada vez menos empresas solicitarían la impresión física de Créditos Fiscales, Facturas Consumidor Final Notas de Crédito/Débito y/o Facturas de Exportación.

La factura electrónica tiene importantes beneficios para el comercio electrónico, que ha visto incrementos sustanciales en los últimos años a partir del uso de redes sociales e internet como plataformas de venta.

Como se emiten las facturas electrónicas

En otros paises el proceso de emisión de factura electrónica se realiza por medio de un software especializado, que se comunica con los servidores de la administración tributaria, para solicitarle una autorización de emisión de facturas, el servidor de la administración tributaria autoriza la transacción y emite dos claves una pública y otra privada, la clave pública se devuelve al software, el cual la guarda y adjunta al documento emitido, en la base de datos del contribuyente, la clave privada queda almacenada en el servidor tributario.

El proceso puede resultar complicado, pero para simplificarlo y para aquellos que lo recuerden, es como la antigua emisión de timbres que se hacia en los años 80’s, estos timbres se adquirían en Hacienda y luego se adjuntaban a cada factura que emitía el contribuyente para certificar su autenticidad. Si tienes mas información sobre como se hacía este proceso, te agradezco lo compartas en los comentarios.

Conclusión

No se debe temer a estas reformas que cambian el paradigma sobre la forma de declarar nuestros impuestos. Si se cuenta con un software especializado para el manejo de factura electrónicamente, la adopción de esta nueva tecnología puede reportar mejoras en la eficiencia del comercio y reducción en la carga de trabajo para los contadores, puesto que se automatizan procesos que antaño debían realizar manualmente.

En ContaPortable  recientemente hemos lanzado nuestro software de inventario y facturación, este software esta listo para trabajar con las leyes vigentes de El Salvador y otros países, y en su momento lo estará para trabajar con la Factura Electrónica, si todavía no lo conoces, puedes descargar nuestra versión gratuita visitando en el siguiente enlace.

Esperamos que nuestro software te ayude a ponerte al día con las próximas normativas y disposiciones legales que se están por implementar  en los años venideros.

Déjanos un comentario si tienes dudas acerca de este tema, será un gusto poder ayudarte.