He estudiado la IA durante los últimos 4 meses, realicé más de 20 experimentos, probé más de 15 herramientas prácticas para usar con Excel, ensayé los fundamentos del prompting engineering y después de todo esto, no me cabe duda: este es el mejor momento para ser contador y a continuación te explico por qué.
Documentos Tributarios Electrónicos y archivos JSON
En El Salvador, a partir del año 2021, se implementó la adopción de la factura electrónica bajo el modelo de archivo JSON como estándar de intercambio para la emisión de DTE’s (Documento Tributario Electrónico).
El Archivo JSON (Java Script Object Notation) es una forma de almacenar información de forma tal que se cumplan ciertos principios para la encapsulación de la información. El más importante de ellos es el principio de la notación propiedad: valor que es el fundamento de como se estructuran y funcionan los JSON FILES.
Para que entiendas este mecanismo imagina a los archivos JSON como una colección de pequeñas capsulas de información, en ellas se puede colocar información fragmentada, cada una puede contener un valor único y preciso; ejemplos: el nombre del cliente, el número de registro de IVA, el número de identificación tributaria, la dirección del emisor y así decenas de pequeñas porciones de información que juntas forman el DTE.
Ejemplo de un archivo JSON
{
"nit": "06144514021079",
"activo": true,
"passwordPri": "WUEYUWYEBAJY23",
"dteJson": {
"identificacion": {
"version": 1,
"ambiente": "00",
"tipoDte": "01",
"numeroControl": "DTE-01-00000001-000000000001086",
"codigoGeneracion": "22HG45-0B96-47BA-AA87-019330ACDAD0",
"tipoModelo": 1,
"tipoOperacion": 1,
"tipoContingencia": null,
"motivoContin": null,
"fecEmi": "2023-03-01",
"horEmi": "16:14:33",
"tipoMoneda": "USD"
},
"documentoRelacionado":null,
"emisor": {
"nit": "06144514021079",
"nrc": "1111111-2",
"nombre": "AMERICO CRISTOBAL SANCHEZ HERNANDEZ",
"codActividad": "62010",
"descActividad": "Programación informática",
"nombreComercial": "AMERICO CRISTOBAL SANCHEZ HERNANDEZ",
"tipoEstablecimiento": "01",
"direccion": {
"departamento": "06",
"municipio": "14",
"complemento": "35 calle , # 611 San Salvador San Salvador"
},
"telefono": "8989-4532 ",
"correo": "[email protected]"
},
"receptor": {
"tipoDocumento": "36",
"numDocumento": "06143814091273",
"nrc": "00000000",
"nombre": "HECTOR VINCENT",
"codActividad": "00000",
"descActividad": "Sin Actividad",
"direccion": {
"departamento": "06",
"municipio": "06",
"complemento": "78 CALLE Y 5A AVENIDA NO 566"
},
"telefono": "0000-0000",
"correo": "[email protected]"
},
"otrosDocumentos": null,
"ventaTercero": null,
"cuerpoDocumento": [
{
"numItem": 1,
"tipoItem": 1,
"numeroDocumento": null,
"cantidad": 1,
"codigo": null,
"codTributo": null,
"uniMedida": 59,
"descripcion": "VARIOS",
"precioUni": 1968.36,
"montoDescu": 0,
"ventaNoSuj": 0,
"ventaExenta": 0,
"ventaGravada": 1968.36,
"tributos": null,
"psv": 0,
"noGravado": 0,
"ivaItem": 226.45
}
],
"resumen": {
"totalNoSuj": 0.00,
"totalExenta": 0.00,
"totalGravada": 1968.36,
"subTotalVentas": 1968.36,
"descuNoSuj": 0.00,
"descuExenta": 0.00,
"descuGravada": 0.00,
"porcentajeDescuento": 0.00,
"totalDescu": 0.00,
"tributos" :null,
"subTotal": 1968.36,
"ivaRete1": 0.00,
"reteRenta": 0.00,
"montoTotalOperacion": 1968.36,
"totalNoGravado": 0.00,
"totalPagar": 1968.36,
"totalLetras": "MIL NOVECIENTOS SESENTA Y OCHO DOLARES CON 36/100 CENTAVOS.",
"totalIva": 226.45,
"saldoFavor": 0.00,
"condicionOperacion": 1,
"pagos": [
{
"codigo": "01",
"montoPago": 1968.36,
"plazo": null,
"referencia": "",
"periodo": null
}
],
"numPagoElectronico": null
},
"extension": {
"nombEntrega": null,
"docuEntrega": null,
"nombRecibe": null,
"docuRecibe": null,
"observaciones": null,
"placaVehiculo": null
},
"apendice": null
}
}
Importancia del Archivo JSON para la Contabilidad y la Inteligencia Artificial
La importancia de que en El Salvador se use el Archivo JSON (Java Script Object Notation) en lugar de otros formatos como el XML (Extensible Markup Language) es que en este formato la capacidad de detalles que se pueden almacenar permite llenar muchos campos. Estas características hacen que en El Salvador el DTE contenga el 100% de la información de la factura y no solo una parte, como sucede en otros países de la región.
El 100% de la información de la factura en un archivo electrónico, seguro, flexible y ordenado permite a las computadoras y a la Inteligencia Artificial procesar fácilmente la totalidad de las compras y ventas de una empresa; además, encontrar patrones, categorizar y ordenar eficientemente, así como acceder al corazón financiero de la empresa por medio de las compras y ventas en formato electrónico.
En El Salvador, cada factura electrónica que se emite debe ir acompañada de dos archivos:
- Representación gráfica en un medio legible; generalmente se usa PDF para este propósito, aunque puede ser imagen JPG, PNG o similares.
- Archivo JSON firmado y sellado electrónicamente; este es el «bloc de notas» o Documento Tributario Electrónico que es la verdadera factura electrónica; no tener este archivo es como no tener la factura electrónica.
NOTA: Asegúrate de que tu proveedor te envíe ambos archivos para que tu compra sea deducible; sino tienes ambos archivos, es probable que Hacienda no te permita deducir la totalidad de tus costos y gastos.
Ventaja para el contador
Las tareas aburridas de escribir cifras en un teclado y digitalizar documentos quedaron en el pasado; con un lector JSON puedes automatizar el procesamiento de la contabilidad, por lo menos en la parte operativa de ella.
Si lo piensas bien, hasta antes de la factura electrónica, mucha de las tareas del contador se concentraban en digitalizar facturas de compras y ventas; con un lector JSON puedes saltarte esta parte.
¿Qué es un lector JSON ?
Un lector JSON es un pequeño programa que te permite cargar el archivo JSON y leer todo el contenido para ponerlo en el formato que tu quieras: una hoja de Excel, un sistema contable, una partida, un anexo para presentar impuestos, etc.
Procesamiento masivo y sin errores
He visto a un lector JSON procesar fácilmente 10 mil DTE’s (Documentos Tributarios Electrónicos) y tener lista la contabilidad en cuestión de minutos. Esto no es algo que esté fuera de tu alcance; existen muchas herramientas que puedes utilizar, pero yo te recomiendo Contaportable.
Contaportable puede convertirse en tu mejor aliado al punto de que no necesitas más herramientas, ya que tiene un editor de partidas práctico de usar, un generador de archivos CSV para declarar impuestos, un editor de planillas de salarios y muchas herramientas más; por si fuera poco, es gratis y puedes bajarlo desde aquí.
Explorar el lado creativo del contador
No realizar tareas repetitivas y aburridas de contabilidad libera tu tiempo para tareas creativas; dedicas más tiempo al análisis y a la presentación de reportes, así tus clientes o jefes reciben un trabajo de mayor calidad y justo para lo que es importante: la toma de decisiones.
Concentrarse en el análisis
Ahora que puedes liberar tiempo para lo esencial, puedes concentrarte en el análisis y en brindar «insights» importantes sobre el estado financiero de la empresa.
Uso de herramientas de Business Intelligence
La inteligencia de negocios (Business Intelligence) permite ver lo que tus estados financieros no pueden; al cruzar datos unos con otros, se detectan patrones específicos únicos de tu empresa que la normativa contable más estandarizada y genérica no te puede dar.
Soy empresario y te puedo decir que no hay nada mejor para saber lo que ocurre en un negocio que poner todo en un Dashboard y revisar el estado de tu empresa en 5 minutos; no existe manera más práctica de saber cómo va la empresa sin tener que recurrir a la interpretación de estados financieros complejos. Un contador no tendría dificultad en leerlos, pero un gerente, un empresario, un emprendedor necesitan información útil y a la mano para la toma de decisiones.
Uso de Inteligencia Artificial para análisis financiero
Al tener la información en formato electrónico, los DTE’s se convierten en el combustible ideal para poder realizar análisis con inteligencia artificial; para lograrlo se requiere de cierto nivel de organización que te explico a continuación:
- Debes descargar todos tus DTE’s de la bandeja de entrada del correo donde los recepcionas; recuerda que la forma de entrega de las compras que realizas se envía a la bandeja de tu correo electrónico
- Organizar los DTE’s por compras y ventas dentro de tu disco duro en una carpeta especial para ello
- Crear carpetas por periodo; por ejemplo, si deseas almacenar las compras del mes de junio del presente año, yo le pondría un nombre de carpeta como : «2026_06»; ¿Por qué usar número y no «2026_junio» o «junio 2026» La ventaja de usar números en la forma aaaa_mm es que permite ordenar secuencialmente tus carpetas dentro de Windows Explorer
- Una vez que tengas todos los DTE’s organizados, debes juntarlos todos en un solo archivo de texto. Esto permitirá que Chatgpt, Claude u otras plataformas lo procesen mejor. Tendrías que copiar uno por uno todos los archivos para lograr tener todo el compilado de un mes o de un año.
- Repetir el mismo proceso para los DTE’s de ventas a fin de poder tener un compilado de ventas y otro de compras por periodo.
Cuando ya tengas los dos archivos de ventas y de compras por periodo, debes subirlos a tu modelo de datos preferido; puede ser ChatGpt, Claude, Gemini o el que tú quieras. Ahora puedes pedir reportes, hacer preguntas o pedir a la IA que detecte patrones útiles que a simple vista no podrías obtener.
Lo anterior es, de forma muy simplificada, el proceso que ocupo para realizar análisis con IA; utilizando las facturas electrónicas de ventas y compras. Si quieres más información al respecto, puedes consultar otros post que tengo sobre ese tema.
Uso de herramientas de software para análisis con IA
Si te parece que el proceso anterior es muy engorroso o tienes muchos DTE’s por procesar, quizá necesites una herramienta de software o un asistente de IA para hacerlo. En ese caso, existen muchas herramientas en el mercado que te pueden ayudar. Personalmente, utilizo Contaportable para la lectura de archivos JSON de manera masiva, sobre todo cuando tengo más de 1 mil DTE’s por procesar; no solamente me hace los anexos de IVA, sino que también me hace la contabilidad, entre otras cosas.
Descargar los DTE’s de la factura electrónica desde el correo
Leer los archivos JSON es una cosa, pero tener que bajarlos y recolectarlos desde todos los correos a donde llegan es otra historia.
Para esta tarea no hay muchas opciones: o lo haces a mano bajando uno por uno y revisando uno por uno los correos, o bien utilizas algún tipo de software especializado. El problema de recolectar los archivos es que los programas no pueden saber cuáles correos traen o no un DTE adjunto; se requiere de una persona analizando correo por correo para garantizar que no se nos quede ninguno.
Para resolver este problema, el único programa que yo he probado y que realmente funciona se llama PyConta. Este sistema se conecta a todos los correos que necesites y, por medio del uso de inteligencia artificial, va aprendiendo qué correos traen facturas electrónicas y cuáles no. De esta manera, se descargan todos los que necesito para hacer los impuestos, sin que falte ninguno al final del mes.
El mejor momento para ser contador
El mejor momento para ser contador es ahora. No porque sea más fácil ni mas difícil, sino porque podemos dejar de lado todas las tareas repetitivas y aburridas que en antaño nos quitaban tiempo. Para dedicarte a análisis financiero, auditoría, revisión de procesos y cualquier actividad de mayor valor que simplemente ser un digitador de facturas, y todo esto gracias a que ahora contamos con el archivo JSON e inteligencia artificial para hacerlo.
¿Quieres ver todo este proceso aplicado paso a paso? Revisa el webinar completo donde explicamos porque es el mejor momento para ser contador.
