Bases de Datos para Contadores

Cuando trabajas con sistemas de contabilidad, facturación y otros similares, en realidad estás trabajando con bases de datos, solo que no te das cuenta, ya que toda la lógica del tratamiento de los datos, la realiza el sistema.

Es importante que como contador conozcas los aspectos básicos del manejo de bases de datos, esto te ayudará a poder trabajar de manera eficiente y a sacar el mayor provecho de la información que almacenas en computadora.

Si eres contador o trabajas en el área y todavía no conoces como funciona una base de datos, te invito a que sigas leyendo

Diferencias entre bases de datos y hojas de cálculo

Como contador trabajas todos los días con hojas de cálculo, las bases de datos no son muy diferentes, salvo que tienen ciertas características que les otorgan mayor precisión y velocidad a la hora de manejar grandes cantidades de datos.

Se puede pensar en las bases de datos como una hoja de datos con poderes especiales; al igual que ellas la información se organiza en filas y columnas y se almacenar en unidades de información llamadas tablas, un conjunto de tablas es una base de datos.

Cuadro comparativo

HOJAS DE CÁLCULO	BASES DE DATOS
Son más lentas	Usan índices para mayor rapidez
Información desorganizada	Estructura interna bien definida
Archivos individuales	Se guarda todo en un solo Archivo
Análisis Visual	Se puede consultar la información con lenguajes de consulta (SQL)

TIPOS DE BASES DE DATOS

Los tipos más comunes de bases de datos son :

• Relacionales
• Jerárquicos
• Objetos
• Multidimensionales

No entraré en detalles de lo que son cada uno de estos tipos de bases de datos, puedes buscar en internet valiosa información.

Como contador y por la naturaleza de cómo funcionan los registros contables, las bases de datos relacionales son las más usadas hoy en día por lo que enfocaré mis esfuerzos en este tipo de base de datos.

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Recuerda que tenemos software contable que puedes usar gratis.

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Bases de datos Relacionales

Como su nombre lo indica estas funcionan formando relaciones, con solo decir esto no es suficiente para entenderlo así que intentaré explicarlo con un ejemplo.

Ejemplo de aplicación de una base de datos relacional

Figúrate que queremos hacer un sistema contable, necesitamos un catálogo de cuentas para poder hacer partidas, lo correcto seria crear una tabla como la siguiente

código	nombre
1	Activo
11	Circulante
1101	Efectivo

Luego si por ejemplo surge la necesidad de registrar un asiento contable, por la compras de materiales caemos en cuenta que además de la columna de código y nombre necesitamos un par de columnas más, quedando la tabla anterior como sigue:

código	nombre	fecha	descripción	debe	haber
1	Activo	01/01/2018
11	Circulante	01/01/2018
1101	Efectivo	01/01/2018	compra materiales	100
41101	Materiales	01/01/2018	compra de materiales		100

Hemos añadido las columnas fecha descripción debe y haber , es lo mínimo para poder registrar un asiento contable.

Si trabajamos en esta tabla todos los asientos contables, pronto te darás cuenta que con el tiempo existirá mucha información duplicada, por ejemplo que pasa si queremos añadir un nuevo asiento contable por el pago de mano de obra

código	nombre	fecha	descripción	debe	haber
1	Activo	01/01/2018
11	Circulante	01/01/2018
1101	Efectivo	01/01/2018	compra materiales	100
41101	Materiales	01/01/2018	compra de materiales		100
1101	Efectivo	02/01/2018	pago de mano de obra	50
41102	Mano de Obra	02/01/2018	pago de mano de obra		50

las filas marcada en rojo ahora se han duplicado, ¿como resolver este problema ?

Relacionando tablas

La solución consiste en separar la información en dos tablas, una para el catálogo y otra para los asientos contables, de este modo la información se mantiene consistente evitando la redundancia.

Tabla para el catálogo :

código	nombre
1	Activo
11	Circulante
1101	Efectivo
41101	materiales
41102	mano de obra

Tabla para los movimientos:

código	fecha	descripción	debe	haber
1101	01/01/2018	compra de materiales	$100
41101	01/01/2018	compra de materiales		$100
1101	01/01/2018	mano de obra	$50
41102	01/01/2018	mano de obra		$50

Hemos separado la información en dos tablas y las hemos relacionado a través de la columna código, esto significa que para poder agregar un asiento contable necesariamente debe existir un código de contabilidad en la tabla del catálogo.

«A partir de este momento ambas tablas están relacionadas en la base de datos».

Con este pequeño ejemplo espero haber sido lo más claro posible en cuanto a cómo funcionan las bases de datos relacionales, por favor si tenes alguna duda dejamelo saber en los comentarios, con mucho gusto te ayudaré.

Creando bases de datos con Microsoft Access

Si usas Microsoft Office, es casi seguro que tienes instalado un gestor de base de datos, todos los paquetes de ofimática cuentan con uno, en el caso de Microsoft se trata de Access, este viene en las versiones mas completas del office por lo que es posible que algunos no lo tengan.

Hemos grabado un webinar (video) en el cual realizamos un ejemplo práctico, usamos para ello una base de datos completa realizada en access. Puedes bajarla a continuación

https://92858c30-a-62cb3a1a-s-sites.googlegroups.com/site/escritoriodetecnologia/base-de-datos-access-2007/ejemploBD.accdb

Esta base de datos es muy interesante pues se ha trabajado incluso con formularios informes y consultas, estas carácteristicas del access te permite crear un sistema casi completo.

Esta base de datos es elaborada por el sitio web «escritorio de tecnología» por lo que si la usas para algún ejemplo te recomiendo reconozcas el trabajo.

A continuación te dejo el video del webinar grabado