5 Errores comunes al tomar una nueva contabilidad.

No hacer un diagnóstico
- No cuantificar el trabajo atrasado
  - Es importante dedicar el tiempo correcto a realizar un diagnóstico correcto de la contabilidad que voy a llevar, aspectos muy importantes a considerar son :
    1. Número de periodos atrasados
    2. Número promedios de documentación por periodo
    3. Reportes esperados por el cliente
    4. Es empresa es familiar (en auditoría es muy importante)
    5. A que se dedica la empresa
- No explicar los resultados sino los detalles
  - Un error muy común es explicar al cliente hasta el último detalle de lo que vamos a hacer, el problema es que a nuestros clientes: » les importa un carajo !!» como es que vamos a hacer nuestro trabajo, no le importa cómo vamos a clasificar los gastos, como vamos crear partidas, o cómo vamos a muestrear para realizar una auditoría, el cliente quiere resultados; entonces por qué aburrirlo con todos los detalles de la contabilidad, no sería mejor lleva un reporte impreso de que es lo que le entregaremos mes a mes.
- No explicar las consecuencias legales
  - Si hablamos de resultados, es muy importante que comuniques a tu cliente cuales son las consecuencias legales de no cumplir con la ley, como es de esperar tu cliente pensará que estás exagerando, por lo que recomiendo que documentes tus explicaciones con recortes periodísticos que demuestren que lo que estás explicando es cierto.
  - En nuestro país y en Latinoamérica es normal que el cliente piense que por ejemplo: «no pagar impuestos » no le traerá consecuencias legales, e incluso poder ir a la cárcel, pero cada día vemos en las noticias casos de empresarios que han caído en esta penosa situación por no hacerlo. Entonces por que no comunicarlo al cliente.
  - Cómo contadores estamos obligados a educar a nuestro cliente en materia legal, por eso te sugiero que domines muy bien la parte legal relacionada a las multas por incumplimientos tributarios y de obligaciones formales
Negociar mal el Honorario
- Aceptar el honorario de lo que le pagaban al otro
  - Casi siempre que un cliente cambia su contador es por que algo salió mal, un trabajo no se hizo, entonces es el mejor momento para que el acepte pagar un monto adicional a lo que ya pagaba, si obtiene un servicio de mejor calidad, más rápido y más eficiente.
  - Trata de identificar que fue lo que salió mal con el anterior colega, haz un poco de investigación, esto es fácil con solo pasar un cuestionario a nuestro cliente
    - Por qué desea cambiar o por que cambió a su contador
    - Cuanto es lo que le pagaba
    - Listado detallado de servicios que proporcionaba
- No ofrecer valores extra al cliente
  - Es importante que el cliente conozca cuales son los servicios adicionales que puede recibir con nuestra persona, si hablamos de contabilidad existen múltiples servicios que podemos ofrecer extra:
    1. Contabilidad
      1. Codificar
      2. Reportes
      3. Estados Financieros
      4. Flujo de Efectivo
    2. Impuestos
      1. IVA
      2. Renta
      3. Presentación de informes
      4. Municipales
      5. CNR
      6. Registros de sucursales
    3. Trámites
      1. Alcaldía
      2. Pensiones
      3. Seguro Social
      4. Solvencias
      5. Superintendencia de empresas
      6. UIF FGR
    4. Auditoría
      1. Fiscal
      2. Financiera
      3. Fraude
      4. Control Interno
- Y por lo mismo es importante que puedas definir los honorarios de cada uno de ellos a fin de que cuando se te solicite ese servicio el cliente esté enterado de que conlleva un costo extra, es común encontrar aquel contador que es usado cómo mensajero para todo tipo de tramites en la empresa.
- Hazle saber a tu cliente que no eres un mensajero, un tarifario de servicios por trámites obligará a tu cliente a que él mismo realice las diligencias, tu puedes proporcionarle la información contable e indicarle el proceso, como te dije antes, asegúrate que tu cliente entienda que no eres un mensajero.
- Definir Horarios de atención
  - Error común cuando somos contadores novatos es recibir y aceptar llamadas a cualquier hora. En un mundo hyperconectado como el que la pandemia nos ha dejado este aspecto se vuelve muy importante de definir, ya no se trata solo de no recibir llamadas, sino también reuniones virtuales, meetings, correos, WhatsApp etc.
  - El WhatsApp está fuera de control hoy en día, te obliga a contestar a cualquier hora pues por medio de él, el cliente siente que te tiene a la mano. Establece horarios, define horarios de almuerzo, días festivos, horarios de fines de semana, etc., mi recomendación es que puedas tener un WhatsApp del negocio y otro personal.
- Ofrecer mucho
  - Otro error de novato es ofrecer el cielo y las estrellas a nuestros clientes, con tal de ganarlo nos comprometemos a hacer tantas tareas que se vuelven imposibles de cumplir.
No dar una garantía del servicio
- No ofrecer la devolución de su dinero
  - Te recomiendo que puedas ofrecer una garantía de devolución del dinero, o bien ofrecer un periodo de prueba de tus servicios al cliente, por ejemplo puedes negociar con tu cliente un pequeño contrato de 2 meses para «testear» cuanto trabajo es en realidad el que hay que hacer y así evaluar lo que verdaderamente puedes cumplir, si pasado ese tiempo determinas que fijaste muy bajo tu honorario, puedes devolver el dinero y negociar un nuevo honorario.
- No tener recomendaciones
  - Es muy importante que tengas recomendaciones acerca de tu servicio, muchas veces proporcionamos un servicio excepcional a un cliente en el pasado, o le ayudamos a resolver algún aspecto legal quedando este sumamente satisfecho, pero no solicitamos una recomendación para ofrecer a nuevos clientes y así puedan validar lo que decimos.
Tomar cualquier contabilidad
- No dedicar tiempo a investigar el rubro de la empresa
  - Antes de tomar una contabilidad, por favor investiga un poco sobre que es lo que hace esa empresa, cuál es el rubro, cuales son los informes que debe presentar o que tan complejo es su operatividad.
  - Pregunta a otro colega contador que conozca del rubro o asóciate con él hará todos más fácil, cierto que tendrás que compartir tus honorarios contables con él pero es un costo de aprendizaje que debes asumir.
- Asumir que todos los clientes son malos y quieren aprovecharse
  - No asumas que todos los clientes son malos o que quieren estafarte; leo comentarios en redes sociales en los cuales algunos colegas contadores se expresan de sus clientes como si fueran su peor enemigo, asumen que cada cliente esta tratando de aprovecharse de él.
  - Lo mismo con las ofertas laborales, cada vez que una empresa propone una plaza laboral, no siempre será una mala oferta.
  - Cierto que los salarios y los honorarios contables están bajos, pero la forma de afrontar no es despotricando contra cada clientes que se nos cruza en el camino, ni adoptando una actitud negativa, sino siendo proactivo y mejorando nuestra habilidades, siendo mas productivo, etc.
- Aceptar cualquier contabilidad
  - Si bien no debemos asumir que todos los clientes son malos, tampoco debemos asumir lo contrario, que todos son buenos. No aceptes toda contabilidad que se te ponga enfrente, evalúa cada caso, haz el diagnostico correctamente, evalúa al cliente y date el chance de rechazarla si no es lo que esperabas.
No gestionar al Cliente
- No medir el tiempo de trabajo
- No tener un sistema de CRM
- No seguimiento a los clientes
- No contemplar un costo para el servicio al cliente
Trabajar sin vocación No trabajes en contabilidad sino te atrae la contabilidad, cada que veo a alguien quejándose de nuestra amada profesión no dejo de sentir un poco de enojo, si la contabilidad no es lo tuyo por que seguir en este rubro.
- La contabilidad es una gran profesión pero los números las finanzas la auditoría no son lo tuyo mejor dedícate a otra cosa