La reforma al Código de Trabajo sobre el pago del aguinaldo ha generado muchas dudas. Si eres contador, auditor o empleador, es crucial entender los cambios para realizar los cálculos correctamente y evitar multas. En ContaPortable te lo explicamos de forma clara, práctica y con ejemplos, basándonos estrictamente en el decreto.
¿Qué Artículos se Reformaron y Qué Cambió?
La reforma modificó tres artículos clave del Código de Trabajo:
Artículo 197: Establece la fecha de corte para calcular el aguinaldo proporcional de los empleados con menos de un año de laborar. Esta fecha se movió del 12 de diciembre al 20 de octubre.
Artículo 200: Amplía el periodo de pago. Ahora los empleadores pueden pagar el aguinaldo en cualquier fecha entre el 20 de octubre y el 20 de diciembre.
Artículo 202: Define el cálculo del aguinaldo proporcional en caso de despido, utilizando ahora la nueva fecha de corte del 20 de octubre.
Conceptos Clave para No Confundirse:
Fecha de Corte: Es el día hasta el cual se calculan los salarios devengados para el aguinaldo. Depende de la antigüedad del empleado.
Periodo de Pago: Es el lapso (del 20 de octubre al 20 de diciembre) en el que legalmente se puede realizar el pago. El empleador puede elegir el día que más le convenga dentro de este rango.
Los 4 Casos Prácticos que Todo Contador Debe Saber
Para aplicar la reforma, debes dividir tu planilla en dos grupos. Aquí te mostramos cómo proceder en cada situación:
Caso 1: Empleado con Más de un Año en la Empresa
Ejemplo: Pedrito fue contratado el 1 de enero de 2023.
¿Fecha de Corte? 12 de diciembre.
Explicación: Los empleados con más de un año de antigüedad se rigen por la ley anterior. Cambiarles la fecha de corte al 20 de octubre les generaría un perjuicio económico, ya que recibirían un aguinaldo por dos meses menos. Su derecho adquirido se mantiene en la fecha original (12 de diciembre).
Caso 2: Empleado con Menos de un Año en la Empresa
Ejemplo: Don Pancracio fue contratado el 1 de junio de 2024.
¿Fecha de Corte? 20 de octubre.
Explicación: El Artículo 197 reformado es claro: los trabajadores que al 20 de octubre no tengan un año de servicios, tendrán derecho a la parte proporcional calculada hasta esa fecha. A todos los contratados en el año en curso se les aplica esta nueva fecha de corte.
Caso 3: Despido de un Empleado
Ejemplo: Don Leocadio es despedido el 29 de octubre de 2024.
¿Fecha de Corte? La fecha del despido (29 de octubre).
Explicación: En caso de despido, el cálculo es proporcional al día de la terminación de la relación laboral, sin importar si el empleado pertenecía al grupo de «más de un año» o «menos de un año». Si ya se le había pagado el aguinaldo proporcional al 20 de octubre, se debe pagar la diferencia correspondiente del 21 al 29 de octubre.
Caso 4: Contratación Después del 20 de Octubre
Ejemplo: Don Eutimio es contratado el 29 de octubre de 2024.
¿Fecha de Corte? No se le calcula aguinaldo este año.
Explicación: Como la fecha de corte (20 de octubre) ya pasó, este empleado comenzará a acumular su derecho al aguinaldo a partir de su fecha de contratación. Su primer aguinaldo proporcional se calculará en el siguiente ciclo, con fecha de corte del 20 de octubre de 2025.
Recomendación Práctica para Empleadores
Si bien la ley te permite tener dos fechas de corte en tu planilla (12 de diciembre para los antiguos y 20 de octubre para los nuevos), esto puede ser complejo de administrar.
Como recomendación de buena práctica empresarial, considera:
Unificar la fecha de corte para todos tus empleados al 12 de diciembre.
¿Por qué?
Beneficia al Empleado: Los trabajadores de reciente contratación recibirán un aguinaldo más grande.
Simplifica la Administración: Evitas llevar dos controles diferentes y reduces errores.
Dinamiza la Economía: Al pagar a todos en la misma fecha (y si es posible, anticipadamente), inyectas dinero a la economía en un periodo más amplio, lo que puede beneficiar a todos los negocios.
¿El riesgo? Si un empleado nuevo al que le pagaste hasta el 12 de diciembre renuncia antes de esa fecha, habrás pagado un aguinaldo «adelantado» por tiempo no laborado. Este es un riesgo que el empleador debe evaluar y asumir si decide ser más benévolo que la ley.
Conclusión: Claves para Aplicar la Reforma
Identifica los Grupos: Separa tu planilla entre empleados con más de un año y con menos de un año.
Aplica las Fechas Correctas: 12 de diciembre para los primeros; 20 de octubre para los segundos.
Despidos: Calcula proporcional al día del despido.
Contrataciones Tardías: Quienes ingresen después del 20 de octubre no generan aguinaldo ese año.
Paga a Tiempo: Recuerda que el periodo de pago es del 20 de octubre al 20 de diciembre.
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