Las cuentas por cobrar son uno de los mayores dolores de cabeza dentro de las empresas, cuando no se lleva un control adecuado. Un control adecuado surge de un buen control interno y un buen control interno debe apoyarse en el uso de herramientas idóneas a fin de que la tarea se vuelva práctica para los que la usan.
En mi experiencia durante miles de implementaciones que he realizado he notado que cuando este proceso se lleva de forma aislada, con herramientas desconectadas o controles poco claros, aparecen errores, retrasos y duplicación de trabajo. La solución a este problema se encuentra en la utilización de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), que permiten integrar las cuentas por cobrar con la contabilidad y demás áreas de la empresa en una sola plataforma.
En este artículo, te presento una guía práctica para conectar las cuentas por cobrar a la contabilidad a través de un ERP, basada en lo expuesto en nuestro webinar en Contaportable.
¿Qué es un ERP y por qué es clave en la gestión empresarial?
Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un software de planificación de recursos empresariales que integra todas las áreas de una empresa en un solo sistema. A diferencia de un software contable, de facturación o de inventario que funcionan de manera independiente, un ERP conecta la información de cada área, permitiendo una visión global y precisa del negocio.
En la práctica, esto significa que:
Una venta registrada en el área comercial impacta automáticamente en inventarios, cuentas por cobrar y contabilidad.
Los pagos realizados por clientes se reflejan de inmediato en el registro de cxc y balances contables.
El área de gerencia puede tomar decisiones basadas en información en tiempo real, no en reportes atrasados o incompletos.
En pocas palabras, el ERP no es solo un software, es un sistema de integración empresarial. Y dentro de este ecosistema, la contabilidad es el centro que recibe y valida la información de todos los demás módulos.
Sistemas ERP basados en la contabilidad
Muchas empresas en Latino America todavía consideran la contabilidad como un mero trámite para cumplir con Hacienda. Sin embargo, cuando está bien conectada a un ERP, la contabilidad se convierte en un instrumento de validación estratégico para la toma de decisiones.
Aquí surge un punto clave: la implementación de un ERP siempre debe partir de la contabilidad.
Si los saldos iniciales, catálogos de cuentas y registros de cxcs de clientes, no están bien configurados desde un inicio, el sistema generará errores que tarde o temprano le tocará corregir, y por supuesto que esta tarea recaerá sobre nuestro viejo amigo «el contador».
De ahí la importancia de que el contador participe activamente en la implementación, y no se limite a dejar todo en manos del área de TI o de la gerencia.
En un ERP como el de Contaportable toda la arquitectura del sistema esta pensada desde la contabilidad, de modo que esto permite validar y asegurar que las operaciones estén cuadradas.
El principio de partida doble garantiza que esto es así.
¿Porque falla un ERP ?
No son pocas las empresas que invierten miles de dólares en la implementación de un ERP de renombre internacional y, aun así, el sistema no funciona como debería.
¿Por qué sucede esto?
- Falta de orden interno: la empresa no tiene al día su contabilidad, ni claridad en cuentas por cobrar o pagar.
- Resistencia al cambio: empleados que prefieren seguir trabajando “como siempre lo han hecho” y no adoptan los nuevos procesos.
- Mala planificación inicial: se cargan cifras incorrectas, se omiten saldos importantes o no se cuadran los datos con contabilidad.
- Desconexión de áreas: cada departamento sigue trabajando como una “isla de información”, sin alimentar el sistema de manera integral.
En resumen: no siempre es el software el que falla. Muchas veces es la falta de preparación y compromiso de la empresa lo que hace fracasar una implementación.
En mi experiencia he notado que algunos gerentes o tomadores de decisiones dentro de la empresa no quieren involucrarse en el proceso de implementación, si crees que solo por adquirir un software todos los problemas y desorden dentro de la empresa va a desaparecer estas equivocado.
La implementación de un software ERP es trabajo duro; habrá que contrastar todas las cifras con la contabilidad antes de empezar a cargar información.
Cuentas por cobrar dentro del ERP
Dentro de los múltiples módulos de un ERP, las cuentas por cobrar tienen un rol fundamental. Este módulo permite registrar y dar seguimiento a todas las facturas pendientes de cobro por parte de los clientes.
Su correcta integración con la contabilidad garantiza que:
- Los saldos estén actualizados y reflejen la realidad financiera.
- No existan diferencias entre los saldos de gerencia de los clientes y lo que muestra la contabilidad.
- Se pueda consultar el historial detallado de cada cliente, incluso a nivel de facturas específicas.
Para lograr esto, la implementación debe seguir tres pasos clave:
Paso 1: Cargar el catálogo de cuentas
El catálogo de cuentas es el corazón ♥️ de cualquier sistema contable. Define cómo se organizará la información financiera de la empresa.
En el caso de las cuentas por cobrar, es fundamental que exista una cuenta general de clientes sin subcuentas definidas de antemano. Esto permite que, al cargar la información de clientes desde Excel, el ERP genere automáticamente las subcuentas necesarias para cada uno.
Mira el video para que sepas de que estamos hablando
Recomendación: si estás por iniciar un negocio formal, dedica tiempo con tu contador a diseñar un catálogo de cuentas adaptado a tu empresa. No lo veas como un mero trámite, sino como una herramienta estratégica que te permitirá controlar mejor tus operaciones.
Paso 2: Registrar los clientes
Una vez que el catálogo está listo, el siguiente paso es cargar la base de clientes. Esto se hace a través de una plantilla en Excel que incluye la información básica de cada cliente: nombre, NIT, dirección, condiciones de pago, etc.
Lo ideal es que esta carga se haga de manera masiva, para evitar atrasos. Digitar cliente por cliente sería una pérdida de tiempo.
Un aspecto clave aquí es que el área de gerencia debe proporcionar los saldos reales de cada cliente. Si estos datos no están claros, la integración fracasará desde el inicio.
Paso 3: Ingresar los saldos iniciales
El último paso es ingresar los saldos iniciales de cuentas por cobrar. Esto garantiza que la contabilidad arranque cuadrada con la información de gerencia.
Existen dos formas de hacerlo:
Consolidado por cliente: se registra un único saldo total por cada cliente.
Detalle por factura: se ingresan todas las facturas pendientes una por una.
La segunda opción es la más recomendable, ya que permite al ERP mostrar reportes mucho más detallados y útiles para la gestión empresarial.
¿Qué se logra con esta integración?
Cuando las cuentas por cobrar están correctamente conectadas al ERP y a la contabilidad, la empresa obtiene múltiples beneficios:
Información en tiempo real: gerencia puede consultar en segundos cuánto debe cada cliente.
Menos reprocesos: el contador no necesita redigitar información, ya que todo fluye automáticamente hacia la contabilidad.
Mejor control interno: se reduce el riesgo de errores, fraudes o pérdidas de información.
Toma de decisiones estratégicas: los reportes generados permiten evaluar la liquidez, proyectar ingresos y planificar mejor las finanzas.
Conclusión
Implementar un ERP no es solo instalar un software, es un cambio de mentalidad y de procesos. Para que funcione, la empresa debe estar ordenada, el personal debe estar dispuesto a adoptar nuevas formas de trabajo y, sobre todo, la contabilidad debe guiar la implementación desde el inicio.
Las cuentas por cobrar, cuando se integran correctamente, dejan de ser simples registros de facturas pendientes y se convierten en una herramienta poderosa para garantizar la liquidez, la transparencia y el crecimiento del negocio.
En El Salvador, donde muchas empresas todavía gestionan su información en “islas” desconectadas, dar este paso puede marcar la diferencia entre un negocio que sobrevive y uno que realmente crece con solidez.
